Steueränderungsgesetz 2025: Änderungen für Betriebsveranstaltungen ab 2026
Aktualisiert: 22. Okt.
Rechtsstand: Mai 2026 · Dieser Beitrag richtet sich an Vorstände, Aufsichtsräte und Mitglieder von Genossenschaften.
Das Wichtigste in Kürze
25%-Pauschalsteuer Betriebsveranstaltungen ab 1.1.2026: Nur bei offenen Veranstaltungen (alle MA des Betriebs/Betriebsteils)
110-Euro-Freibetrag je teilnehmendem Arbeitnehmer bleibt; er gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Veranstaltungen für einen lediglich nach Hierarchie ausgewählten Kreis, etwa eine kleine Führungskräfterunde, erfüllen das Offenheitskriterium grundsätzlich nicht; zulässige Begrenzungen des Teilnehmerkreises, etwa auf eine Organisationseinheit, bleiben möglich.
Ist das Offenheitskriterium nicht erfüllt, stehen der 110-Euro-Freibetrag nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG und die 25-%-Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG nicht zur Verfügung. Ob und in welchem Umfang Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen, richtet sich nach der konkreten lohnsteuerlichen Behandlung und den allgemeinen sozialversicherungsrechtlichen Regeln.
Seit dem 1. Januar 2026 ist die 25-%-Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG nur möglich, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Der Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung bleibt weiterhin anwendbar; er gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.
Betriebsveranstaltungen gehören in vielen Organisationen zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur – vom Sommerfest über die Weihnachtsfeier bis zu Abteilungsjubiläen. Steuerlich relevant wird das Thema, weil die Teilnahme regelmäßig einen geldwerten Vorteil darstellen kann. Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 sind zum 1. Januar 2026 Änderungen in Kraft getreten, die insbesondere die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG betreffen.
Im Mittelpunkt steht die Frage, wann eine Veranstaltung als Betriebsveranstaltung einzuordnen ist und wann der Arbeitgeber daraus entstehenden Arbeitslohn pauschal versteuern kann. Der Gesetzgeber stellt dabei klar, dass die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent (zuzüglich Annexsteuern) nur dann in Betracht kommt, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder zumindest eines Betriebsteils offensteht. Damit reagiert der Gesetzgeber auf das BFH-Urteil vom 27. März 2024 (VI R 5/22), nach dem die 25-%-Pauschalierung nach der damaligen Gesetzesfassung auch bei Betriebsveranstaltungen möglich war, die nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder Betriebsteils offenstanden.
Die steuerliche Einordnung als Betriebsveranstaltung ist an mehrere Voraussetzungen gebunden. Eine zentrale Rolle spielt der Teilnehmerkreis. Nach der Verwaltungsauffassung liegt eine Betriebsveranstaltung nur vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Aus Vereinfachungsgründen wird es nach der Verwaltungsauffassung nicht beanstandet, wenn Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen einbezogen werden. Bei Personen, die nicht als Arbeitnehmer oder als sonstige von § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG erfasste Personen einzuordnen sind, ist die lohnsteuerliche Behandlung nach ihrer jeweiligen Rechtsstellung gesondert zu beurteilen.
Neben dem Teilnehmerkreis ist der Charakter der Veranstaltung entscheidend. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Stehen hingegen fachliche Inhalte oder betriebliche Unterweisungen im Mittelpunkt, kann die Einordnung als Betriebsveranstaltung in Frage stehen. Bei Mischformaten, die etwa eine Tagung mit einem gesellschaftlichen Abendprogramm verbinden, kann deshalb eine Abgrenzung zwischen fachlichem und gesellschaftlichem Teil erforderlich sein.
Das Offenheitskriterium galt bereits für den 110-Euro-Freibetrag nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG; seit dem 1. Januar 2026 ist es zusätzlich ausdrücklich Voraussetzung für die 25-%-Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG. Für den 110-Euro-Freibetrag und die 25-%-Pauschalierung muss die Veranstaltung grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen; nach der Verwaltungsauffassung können auch Veranstaltungen für eine Organisationseinheit, etwa eine Abteilung, begünstigt sein, wenn alle Arbeitnehmer dieser Einheit teilnehmen können. Eine gezielte Bevorzugung einzelner Gruppen, etwa einer kleinen Führungskräfterunde, passt in der Regel nicht zu diesem Kriterium. In der Folge sind bestimmte Veranstaltungsformate, die bewusst nur einem ausgewählten Kreis offenstehen, steuerlich anders zu behandeln als klassische Betriebsfeiern.
Unverändert bleibt der Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung. Er kann weiterhin für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr genutzt werden. Soweit die dem einzelnen Arbeitnehmer zuzurechnenden Zuwendungen den Freibetrag von 110 Euro übersteigen, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Frage der Pauschalversteuerung entscheidet dann darüber, ob der Vorteil pauschal oder individuell versteuert wird.
Die amtlichen Lohnsteuerhinweise nennen typische Beispiele, die die Abgrenzung verdeutlichen. Ein Vorstandsabendessen oder ein Führungskräftedinner, das nur einem nach Hierarchie ausgewählten Kreis offensteht, kann zwar eine Betriebsveranstaltung sein, erfüllt aber das Offenheitskriterium für den 110-Euro-Freibetrag und seit 2026 auch für die 25-%-Pauschalierung regelmäßig nicht. Dagegen können Abteilungsfeiern, die allen Arbeitnehmern der betreffenden Organisationseinheit offenstehen, oder Treffen, die sich an alle Pensionärinnen und Pensionäre richten, nach der Verwaltungsauffassung weiterhin begünstigt sein, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
Ist das Offenheitskriterium nicht erfüllt, stehen der Freibetrag nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG und die 25-%-Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG nicht zur Verfügung. Steuer- und beitragsrechtlich ist der Vorteil dann nach den jeweils einschlägigen allgemeinen Vorschriften zu beurteilen. Damit gewinnt die saubere Einordnung einer Veranstaltung an Bedeutung, weil sie unmittelbare Auswirkungen auf Lohnabrechnung und Beitragsrecht haben kann.
Auch die Dokumentation ist für die Nachprüfbarkeit relevant. Soweit Freibetrag oder Pauschalierung an das Offenstehen der Veranstaltung anknüpfen, muss diese Voraussetzung im Rahmen der Lohnabrechnung und einer möglichen Prüfung nachvollziehbar sein. Ob dies über Einladungen, interne Bekanntmachungen oder andere Kommunikationsweise erfolgt, ist im Ergebnis eine Frage der Organisation – steuerlich relevant ist, dass der offene Charakter plausibel belegt werden kann.
Häufige Fragen
Was ändert sich 2026 bei der Pauschalversteuerung von Betriebsveranstaltungen?
Ab 1. Januar 2026 ist die 25-Prozent-Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG nur noch zulässig, wenn die Betriebsveranstaltung allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Geschlossene Veranstaltungen ausschließlich für Vorstände oder einen nach Hierarchie ausgewählten Führungskreis erfüllen das Offenheitskriterium regelmäßig nicht. Eine Veranstaltung für eine Abteilung kann dagegen begünstigt sein, wenn sie allen Arbeitnehmern dieser Organisationseinheit offensteht und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
Bleibt der 110-Euro-Freibetrag bestehen?
Ja. Der Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung bleibt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr unverändert. Überschreiten die dem Arbeitnehmer zuzurechnenden Zuwendungen 110 Euro, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn. Wird dieser Betrag bei Vorliegen der Voraussetzungen nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG tatsächlich mit 25 Prozent pauschal versteuert, gehört er nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV grundsätzlich nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.
Welche Kosten werden in die 110-Euro-Grenze einbezogen?
Einbezogen werden grundsätzlich die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, insbesondere für Speisen, Getränke, Raummiete beziehungsweise den äußeren Rahmen, Musik, Geschenke sowie je nach Ausgestaltung auch Fahrt- und Übernachtungskosten. Bestimmte An- und Abreisekosten können nach den amtlichen Hinweisen ausnahmsweise als steuerfreie Reisekosten behandelt werden und zählen dann nicht zu den Zuwendungen der Betriebsveranstaltung. Die Kosten werden durch die Zahl der teilnehmenden Personen geteilt, nicht durch die eingeladenen. Der auf eine Begleitperson entfallende Kostenanteil wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet; für die Begleitperson steht kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro zur Verfügung.
Was sollte eine Genossenschaft ab 2026 organisatorisch beachten?
Für die steuerliche Einordnung sind insbesondere der tatsächliche Teilnehmerkreis, das Offenstehen der Veranstaltung und die dem einzelnen Arbeitnehmer zuzurechnenden Aufwendungen maßgeblich. Eine nur für Vorstand oder einen ausgewählten Führungskreis offene Veranstaltung erfüllt das Offenheitskriterium nicht allein deshalb, weil innerhalb dieser Gruppe alle Personen eingeladen sind. Die Grenze von zwei Veranstaltungen jährlich betrifft den 110-Euro-Freibetrag nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG; § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG enthält für die 25-%-Pauschalierung keine entsprechende Begrenzung auf zwei Veranstaltungen.
Quellen
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
Kontakt: Kathrin Becher, info@gvdl.de, www.gvdlverband.de
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