Steueränderungsgesetz 2025: Änderungen für Betriebsveranstaltungen ab 2026

Das Wichtigste in Kürze

• 25%-Pauschalsteuer Betriebsveranstaltungen ab 1.1.2026: Nur bei offenen Veranstaltungen (alle MA des Betriebs/Betriebsteils)

• 110-Euro-Freibetrag/Person bleibt; bis 2x pro Jahr nutzbar. Zielgruppenfeste (z.B. Führungrunden) nicht begünstigt

• Fehlende Begünstigung: Vorteil steuerpflichtig + sozialversicherungspflichtig. Dokumentation des offenen Charakters erforderlich

Seit dem 1. Januar 2026 ist die 25-%-Pauschalversteuerung für Betriebsveranstaltungen in der Regel nur noch möglich, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Der Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person und Veranstaltung bleibt weiterhin anwendbar (für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr).

Betriebsveranstaltungen gehören in vielen Organisationen zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur – vom Sommerfest über die Weihnachtsfeier bis zu Abteilungsjubiläen. Steuerlich relevant wird das Thema, weil die Teilnahme regelmäßig einen geldwerten Vorteil darstellen kann. Mit dem Steuermäenderungsgesetz 2025 sind zum 1. Januar 2026 wichtige Klarstellungen in Kraft getreten, die vor allem die Möglichkeit der Pauschalversteuerung beeinflussen.

Im Mittelpunkt steht die Frage, wann eine Veranstaltung als begrünstete Betriebsveranstaltung gilt und wann der Arbeitgeber den Vorteil pauschal versteuern kann. Der Gesetzgeber stellt dabei klar, dass die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent (zuzüglich Annexsteuern) nur dann in Betracht kommt, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder zumindest eines Betriebsteils offensteht. Damit wird eine Auslegung verankert, die eine zuvor diskutierte Rechtsprechungslinie ausdrücklich nicht fortführt.

Die Grunddefinition einer begrünsteten Betriebsveranstaltung bleibt dabei an mehrere Voraussetzungen gebunden. Eine zentrale Rolle spielt der Teilnehmerkreis. Mehr als die Hälfte der Teilnehmenden müssen Betriebsangehörige sein; Begleitpersonen können einbezogen werden. Auch Leiharbeitnehmer oder Beschäftigte anderer Konzernunternehmen können je nach Konstellation als dem Betrieb zugehrig behandelt werden. Nicht in allen Fällen werden jedoch externe Personen oder Gremienmitglieder wie Betriebsangehörige eingeordnet, was in der Praxis den Charakter einer Veranstaltung mitbestimmen kann.

Neben dem Teilnehmerkreis ist der Charakter der Veranstaltung entscheidend. Begrünstigt sind in der Regel Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Schwerpunkt, bei denen das gesellige Beisammensein im Vordergrund steht. Stehen hingegen fachliche Inhalte oder betriebliche Unterweisungen im Mittelpunkt, kann die Einordnung als Betriebsveranstaltung in Frage stehen. Gerade Mischformate, die etwa eine Tagung mit einem Abendprogramm verbinden, erfordern deshalb oft eine klare Trennung der Kosten und Inhalte.

Neu beziehungsweise deutlich verschärft betont wird das Kriterium der Offenheit. Eine begrünstete Veranstaltung setzt typischerweise voraus, dass sie grundsätzlich allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Betriebs, einer Zweigstelle, Abteilung oder eines definierten Bereichs offensteht. Eine gezielte Bevorzugung einzelner Gruppen, etwa einer kleinen Führungskräfterunde, passt in der Regel nicht zu diesem Kriterium. In der Folge sind bestimmte Veranstaltungsformate, die bewusst nur einem ausgewählten Kreis offenstehen, steuerlich anders zu behandeln als klassische Betriebsfeiern.

Unverändert bleibt der Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person und Veranstaltung. Er kann weiterhin für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr genutzt werden. Soweit die Aufwendungen je Teilnehmenden darüber liegen, kann der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Vorteil entstehen. Die Frage der Pauschalversteuerung entscheidet dann darüber, ob der Vorteil pauschal oder individuell versteuert wird.

Für die Praxis werden im Gesetzesumfeld typische Beispiele genannt, die die Abgrenzung verdütlichenlich. Ein Vorstandsabendessen oder ein Führungskräftedinner, das nur einer kleinen, selektierten Gruppe offensteht, fällt regel mäßig nicht unter die Begrünstigung. Dagegen können Abteilungsfeiern, die einem gesamten Betriebsteil offenstehen, oder Treffen, die sich an alle Pensionräinnen und Pensionräre richten, weiterhin begrünstigt sein, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Ist das Offenheitskriterium nicht erfüllt, ist der geldwerte Vorteil grundsätzlich zu versteuern und in der Regel auch der Sozialversicherung zu unterwerfen – entweder über die individuelle Versteuerung nach den Lohnsteuermerkmalen oder über andere Pauschalierungsregelungen, je nach Konstellation. Damit gewinnt die saubere Einordnung einer Veranstaltung an Bedeutung, weil sie unmittelbare Auswirkungen auf Lohnabrechnung und Beitragsrecht haben kann.

Auch die Dokumentation spielt eine größere Rolle. Wenn eine Begrünstigung daran anknüpft, dass eine Veranstaltung allen Beschäftigten offensteht, ist die Nachvollziehbarkeit dieses Offenstehens ein wichtiger Bestandteil der internen Unterlagenlage. Ob dies über Einladungen, interne Bekanntmachungen oder andere Kommunikationsweise erfolgt, ist im Ergebnis eine Frage der Organisation – steuerlich relevant ist, dass der offene Charakter plausibel belegt werden kann.

Häufige Fragen

Was ändert sich 2026 bei der Pauschalversteuerung von Betriebsveranstaltungen?

Ab 1. Januar 2026 ist die 25-Prozent-Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG nur noch zulässig, wenn die Betriebsveranstaltung allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Geschlossene Veranstaltungen etwa ausschließlich für Vorstände, Führungskräfte oder bestimmte Abteilungen können nicht mehr pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Bleibt der 110-Euro-Freibetrag bestehen?

Ja. Der Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung bleibt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr unverändert. Überschreitet der Aufwand je Teilnehmer 110 Euro, ist der übersteigende Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig – dann greift gegebenenfalls die pauschale Versteuerung mit 25 Prozent, sofern die Veranstaltung offen war.

Welche Kosten werden in die 110-Euro-Grenze einbezogen?

Einbezogen werden alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer: Speisen, Getränke, Raummiete, Musik, Geschenke, Fahrtkosten und Übernachtungen. Die Kosten werden durch die Zahl der teilnehmenden Personen geteilt, nicht durch die eingeladenen. Begleitpersonen werden dem Arbeitnehmer zugerechnet – zwei Teilnehmer unter einem Kopf halbieren die Grenze faktisch.

Was sollte eine Genossenschaft ab 2026 organisatorisch beachten?

Einladungen sollten ausdrücklich alle Beschäftigten umfassen und nachweisbar dokumentiert sein (Aushang, Rundmail, Intranet). Teilnehmerlisten sind zu führen. Getrennte Veranstaltungen für Vorstand und Belegschaft sollten als jeweils eigene offene Veranstaltungen innerhalb der jeweiligen Gruppe organisiert werden – die Grenze der zwei pauschal begünstigten Veranstaltungen pro Jahr gilt aber weiterhin für jeden Teilnehmer.

Quellen

• Gesetze im Internet: § 19 EStG – Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit

• Gesetze im Internet: § 40 EStG – Pauschalierung der Lohnsteuer

• Bundesministerium der Finanzen: Lohnsteuer-Richtlinien

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.

Kontakt: Kathrin Becher, info@gvdl.de, www.gvdlverband.de