E-Rechnung 2025–2027: Empfangs- und Versandpflichten und Umsetzungsstand bei Genossenschaften
- 4. März
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 6. Mai
Das Wichtigste in Kürze
E-Rechnungen sind seit 1.1.2025 B2B-Empfangspflicht; ab 1.1.2027 (ab 800.000 EUR) und 1.1.2028 (vollständig) Versandpflicht.
Formatfehler führen zu Vorsteuerabzugverlust; GoBD-konforme Archivierung mit Metadaten und Validierungsberichten kann unter bestimmten Voraussetzungen Pflicht sein.
Kleinunternehmer (§19 UStG) und Kleinbeträge <250 EUR bleiben von Versandpflicht befreit; Empfang bleibt verpflichtend.
Wenn eine Rechnung heute im Postfach einer Genossenschaft landet, geht es längst nicht mehr nur um Papier oder PDF. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes inländische B2B-Unternehmen – vom Dorfbäcker bis zum Verbundunternehmen – muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Genossenschaften bilden da keine Ausnahme. Was zunächst wie eine technische Fußnote klingt, entpuppt sich bei genauerm Hinsehen als einer der tiefgreifendsten Eingriffe in den Rechnungsprozess seit Einfüh rung der Umsatzsteuer.
Die Rechtsgrundlage stammt aus dem Wachstumschancengesetz vom März 2024. Seither definiert § 14 UStG eine E-Rechnung als Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und elektronisch verarbeitet werden kann. Entscheidend ist das Wort strukturiert: Gemeint sind XML-basierte Formate wie XRechnung oder das hybride ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Ein einfaches PDF, das seit Jahrzehnten üblich ist, fällt seit Jahresbeginn 2025 in eine neue Rechtskategorie: die sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 ist sie noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Danach – und hier beginnt der Pfad, den viele Genossenschaften noch nicht hinreichend abdecken – verliert sie ihre steuerrechtliche Legitim ation Stück für Stück.
Die Zeitachse, die das BMF im Anwendungserlass konkretisiert hat, ist streng gestaffelt. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht vollständig und uneingeschränkt. Danach ist eine Papier- oder PDF-Rechnung, wenn eine E-Rechnung geboten gewesen wäre, keine ordnungssgemäße Rechnung mehr – mit der unangenehmen Folge, dass der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG ins Wanken gerät. Diese Sanktion trifft nicht den Aussteller, sondern den Empfänger. Für eine Einkaufsgenossenschaft, die mit Hunderten von Lieferanten abrechnet, kann das zur nennenswerten Liquiditätsfalle werden.
Die Empfangspflicht ist längst da – die Konsequenzen kommen erst
Bis zur Jahreswende 2026/2027 herrscht eine Art Ruheperiode. Empfang ist Pflicht, Versand noch optional. Viele Genossenschaften haben diese Phase genutzt, um ein Postfach einzurichten und die eingehenden XML-Dateien dort zu sammeln. Mehr nicht. Doch das reicht nicht. Die im Oktober 2025 veröffentlichte Aktualisierung des BMF-Schreibens unterscheidet seither erstmals scharf zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Ein Formatfehler – etwa ein unvollständig ausgefülltes XML-Feld oder ein falscher Datentyp – macht das Dokument technisch zu keiner E-Rechnung. Der Vorsteuerabzug ist damit erst einmal verloren, bis die Korrektur vorliegt. Ein Geschäftsregelfehler, etwa eine nicht plausible Steuersumme, lässt das Dokument zwar formal gelten, verlangt aber inhaltliche Prüfung.
Wer diese Unterscheidung nicht in seinen Rechnungsprozess eingebaut hat, operiert blind. Das BMF empfiehlt ausdrücklich, Validierungsberichte aufzubewahren – als Nachweis für den ordentlichen Kaufmann, dass er sich auf die technische Prüfung verlassen durfte. In der Praxis bedeutet das: Jede eingehende E-Rechnung braucht einen Prüflauf, dessen Ergebnis revisionssicher abgelegt wird. Für Genossenschaften, die bislang mit einfacher Outlook-Archivierung gearbeitet haben, ist das ein Bruch. GoBD-konforme Archivierung verlangt Schreibschutz, Metadaten, Zeitstempel und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Die seit 2025 verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren nach § 147 AO hilft nicht darüber hinweg, dass die handelsrechtliche Zehn-Jahres-Frist nach § 257 HGB weiterhin greift.
Warum das Thema in die Vorstandsetage gehört
Es wäre ein Missverständnis, E-Rechnung für ein Thema der IT-Abteilung zu halten. In einer Genossenschaft ist der Rechnungsprozess ein Governance-Thema. Vorstand und Aufsichtsrat tragen die Verantwortung dafür, dass die Empfangsinfrastruktur bis zum 1. Januar 2025 stand – und bis zum 1. Januar 2027 beziehungsweise 2028 auch der Versandprozess. Wer das an den Steuerberater delegiert, delegiert eine Pflicht, die nicht delegierbar ist. Der Prüfungsverband wird in kommenden Pflichtprüfungen nach § 53 GenG sehr genau hinschauen, ob die Prozesse funktionieren, dokumentiert sind und die Mitarbeitenden wissen, was Formatfehler bedeuten.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Kleinunternehmerausnahme nach § 19 UStG in Verbindung mit § 34a UStDV. Kleinunternehmer dürfen dauerh aft Papier oder PDF versenden. Sie müssen aber – und hier liegt ein verbreitetes Missverständnis – E-Rechnungen empfangen können. Für Genossenschaften mit vielen kleineren Mitgliedern, etwa Handwerksgenossenschaften oder Agrargenossenschaften, bedeutet das: Die zentrale Empfangsinfrastruktur muss robust sein, selbst wenn einzelne Mitglieder weiter mit Papier arbeiten dürfen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV bleiben von der Versandpflicht befreit. Wer diese Ausnahmen im Kopf hat, vermeidet teure Fehldeutungen.
Die großen genossenschaftlichen Prüfungsverbände haben in ihren Rundschreiben und Newslettern seit Herbst 2024 auf die Umstellung hingewiesen. Die Rückmeldungen aus der Praxis zeigen ein differenziertes Bild: Der Empfang ist verbreitet, der Versand noch die Ausnahme. Für die meisten Genossenschaften läuft damit gerade eine knapp einjährige Schonfrist ab, in der sie ohne großen Druck testen, schulen und dokumentieren können. Wer sie verstreichen lässt, steht ab dem Neujahrstag 2027 unter dem Druck der Compliance und riskiert, genau das zu verlieren, was den Genossenschaftsalltag wirtschaftlich trägt: die reibungslose Vorsteuer-Erstattung und die Ruhe mit dem Finanzamt.
Eine Genossenschaft, die im Frühjahr 2026 ihre Position prüft, sollte drei Fragen sauber beantworten können: Empfangen wir E-Rechnungen heute technisch einwandfrei und archivieren wir sie GoBD-konform? Wissen wir, wie unsere Lieferanten mit uns bis 2028 umgehen werden, und welche Rolle spielt dabei die 800.000-Euro-Schwelle? Und: Existiert eine schriftliche Verfahrensdokumentation, die einer Pflichtprüfung oder einer Betriebsprüfung standhelt? Wer hier zögert, sollte die nächsten neun Monate nicht aus der Hand geben.
Häufige Fragen
Seit wann gilt die E-Rechnungs-Empfangspflicht?
Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1) empfangen und verarbeiten können. Eine PDF-Rechnung ohne strukturierten Datenkern zählt nicht mehr als E-Rechnung. Die Pflicht gilt ab dem ersten Euro und unabhängig von der Unternehmensgröße.
Ab wann müssen Genossenschaften auch E-Rechnungen versenden?
Die Versandpflicht greift in zwei Stufen: Ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnungen anerkannt. Der Vorsteuerabzug des Empfängers ist gefährdet, wenn Lieferanten weiterhin nur PDF liefern.
Welche Formate sind zulässig?
Zugelassen sind XRechnung (reines XML-Format, Standard der öffentlichen Verwaltung) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides PDF mit eingebetteten XML-Daten). Andere Formate wie EDIFACT sind nur zulässig, wenn sie die EU-Norm EN 16931 abbilden. Klassische PDF-Rechnungen und Bild-PDFs erfüllen die Anforderungen nicht.
Welche Pflichten zur Archivierung bestehen?
E-Rechnungen müssen nach § 147 AO zehn Jahre revisionssicher, unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Eine bloße Ablage im Mail-Postfach oder auf einem Netzlaufwerk ohne Unveränderbarkeits-Mechanismus erfüllt die Anforderungen nicht. Der Einsatz einer zertifizierten Archivierungssoftware oder eines DMS ist faktisch Standard.
Was passiert, wenn eine Genossenschaft keine E-Rechnungen empfangen kann?
Der Lieferant darf dennoch E-Rechnung versenden; eine Weigerung des Empfängers ist unzulässig und kann zur Rechnungsblockierung führen, bis die Zahlung fällig wird. Praktisch riskiert die Genossenschaft verspätete Buchhaltung, Verzugszinsen und den Verlust des Vorsteuerabzugs, wenn die E-Rechnung nicht rechtzeitig erkannt und verbucht wird. Der organisatorische Aufwand einer nachträglichen Umstellung übersteigt die Kosten einer rechtzeitigen Einführung deutlich.
Quellen
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
Kontakt: Kathrin Becher, info@gvdl.de, www.gvdlverband.de
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