E-Rechnung 2025–2028: Empfangs- und Versandpflichten bei Genossenschaften
Aktualisiert: 22. Okt.
Inhaltsübersicht
Rechtsstand: August 2026 · Dieser Beitrag richtet sich an Vorstände, Aufsichtsräte und Mitglieder von Genossenschaften.
Das Wichtigste in Kürze
E-Rechnungen sind seit 1.1.2025 B2B-Empfangspflicht; ab 1.1.2027 (ab 800.000 EUR) und 1.1.2028 (vollständig) Versandpflicht.
Formatfehler führen zu Vorsteuerabzugverlust; GoBD-konforme Archivierung mit Metadaten und Validierungsberichten kann unter bestimmten Voraussetzungen Pflicht sein.
Kleinunternehmer (§19 UStG) und Kleinbeträge <250 EUR bleiben von Versandpflicht befreit; Empfang bleibt verpflichtend.
Wenn eine Rechnung heute im Postfach einer Genossenschaft landet, geht es längst nicht mehr nur um Papier oder PDF. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen schaffen. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Genossenschaften bilden da keine Ausnahme. Die Neuregelung verändert insbesondere die gesetzlichen Anforderungen an Format, Empfang und Ausstellung elektronischer Rechnungen.
Die Rechtsgrundlage stammt aus dem Wachstumschancengesetz vom März 2024. § 14 Absatz 1 UStG definiert eine E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen. Daneben können auch andere vereinbarte strukturierte Formate zulässig sein, wenn die gesetzlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahiert werden können und das Format mit EN 16931 interoperabel ist. Ein einfaches PDF, das seit Jahrzehnten üblich ist, fällt seit Jahresbeginn 2025 in eine neue Rechtskategorie: die sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 ist sie noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro kann eine sonstige Rechnung für Umsätze des Jahres 2027 unter den Voraussetzungen des § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG weiterhin zulässig sein. Ab 2028 ist bei erfassten inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich, soweit keine Ausnahme greift.
Die gesetzlichen Übergangsregelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen sind zeitlich gestaffelt. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 können Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro die Übergangsregel des § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG nicht nutzen; bei erfassten inländischen B2B-Umsätzen ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Ab 1. Januar 2028 sind die allgemeinen Übergangsregelungen des § 27 Absatz 38 UStG ausgelaufen; gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern, bleiben bestehen. Wird trotz bestehender Pflicht zur E-Rechnung lediglich eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist diese nach der Verwaltungsauffassung dem Grunde nach keine ordnungsmäßige Rechnung für den Vorsteuerabzug. Ein Vorsteuerabzug kann jedoch unter den vom BMF beschriebenen Voraussetzungen gegebenenfalls auch aufgrund ergänzender Nachweise möglich sein; eine ordnungsmäßige Berichtigung bleibt der sichere Regelfall. Die unmittelbare Auswirkung auf den Vorsteuerabzug betrifft den Rechnungsempfänger; der Rechnungsaussteller bleibt für die ordnungsgemäße Rechnungsausstellung verantwortlich. Bei einem größeren Rechnungsvolumen können fehlerhafte oder nicht ordnungsgemäße Rechnungen zusätzlichen Prüf-, Berichtigungs- und Abstimmungsaufwand verursachen.
Empfangspflicht seit 2025 und Fehlerfolgen
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller für erfasste Umsätze aufgrund der allgemeinen Übergangsregel noch sonstige Rechnungen verwenden. Empfang ist Pflicht, Versand noch optional. Der konkrete Umsetzungsstand bei Genossenschaften lässt sich ohne belastbare Erhebung nicht pauschal bestimmen. Für die gesetzliche Empfangsfähigkeit kann ein E-Mail-Postfach genügen; weitergehende organisatorische Anforderungen richten sich nach den jeweils einschlägigen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Ein Formatfehler liegt nach dem BMF insbesondere vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen beziehungsweise deren technischen Vorgaben entspricht oder die gesetzlich geforderte richtige und vollständige Extraktion nicht ermöglicht. Eine solche Datei ist keine E-Rechnung, kann aber als sonstige Rechnung einzuordnen sein. Ob der Vorsteuerabzug möglich ist, hängt von der für den Umsatz geltenden Formpflicht, den Übergangsregelungen und den allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs ab; ein Formatfehler führt daher nicht in jedem Fall automatisch zum endgültigen Verlust des Vorsteuerabzugs. Geschäftsregelfehler betreffen logische Abhängigkeiten innerhalb der Rechnungsdaten. Sie können umsatzsteuerlich unbeachtlich sein oder auf einen relevanten Inhaltsfehler hinweisen; die konkrete steuerliche Wirkung hängt vom betroffenen Rechnungsinhalt ab.
Die Unterscheidung zwischen Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern ist für die technische und umsatzsteuerliche Prüfung einer E-Rechnung relevant. Nach dem BMF kann sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen; zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Eine Validierung ist keine gesetzliche Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung; das BMF bewertet sie als sinnvolle Unterstützung bei der Prüfung. Für die Aufbewahrung ist maßgeblich, dass die jeweils einschlägigen gesetzlichen und GoBD-Anforderungen erfüllt werden; eine bestimmte Software oder ein bestimmter Speicherort ist umsatzsteuerrechtlich nicht vorgeschrieben. Für elektronische Buchführungs- und Aufbewahrungsprozesse können die GoBD einschlägig sein; die konkrete technische und organisatorische Ausgestaltung richtet sich nach den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Rechnungen beziehungsweise Buchungsbelege sind umsatzsteuerlich nach § 14b UStG und grundsätzlich auch steuerrechtlich nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren. § 257 HGB sieht für Buchungsbelege ebenfalls grundsätzlich acht Jahre vor; für bestimmte andere Unterlagen, insbesondere Jahresabschlüsse, gilt weiterhin eine Zehn-Jahres-Frist.
Organisatorische Verantwortung in der Genossenschaft
Die E-Rechnung betrifft neben der technischen Umsetzung auch Rechnungswesen und Organisation. In einer Genossenschaft ist der Rechnungsprozess ein Governance-Thema. Der Vorstand leitet die Genossenschaft nach § 27 GenG unter eigener Verantwortung und hat bei der Geschäftsführung die Sorgfaltspflichten des § 34 GenG zu beachten. Der Aufsichtsrat überwacht die Geschäftsführung nach § 38 GenG. Die konkrete Umsetzung der E-Rechnungsanforderungen ist innerhalb dieser Organverantwortung einzuordnen. Externe Dienstleister oder Steuerberater können bei der Umsetzung unterstützen; die gesetzlichen Organpflichten von Vorstand und Aufsichtsrat werden dadurch nicht aufgehoben. Im Rahmen der Pflichtprüfung nach § 53 GenG können E-Rechnungsprozesse insoweit prüfungsrelevant sein, wie sie die wirtschaftlichen Verhältnisse, die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, die Buchführung oder interne Abläufe betreffen.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Kleinunternehmerausnahme nach § 19 UStG in Verbindung mit § 34a UStDV. Rechnungen über Umsätze von Kleinunternehmern können nach § 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden; bei einem anderen elektronischen Format als einer E-Rechnung, etwa PDF, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Inländische Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen dennoch empfangen können. Für die Empfangspflicht der Genossenschaft ist deren eigene Unternehmereigenschaft maßgeblich. Für den Empfang einer E-Rechnung kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV bleiben von der Versandpflicht befreit. Die Ausnahmen sind bei der Beurteilung der jeweiligen Rechnungsausstellungspflicht zu berücksichtigen.
Das Bundesministerium der Finanzen informiert seit 2024 fortlaufend über die Einführung der E-Rechnung und hat seine Verwaltungsauffassung mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 aktualisiert. Zum konkreten Verbreitungsgrad von Empfangs- und Versandlösungen bei Genossenschaften enthält der Beitrag keine belastbare Erhebung; eine pauschale Aussage zum Umsetzungsstand sollte daher unterbleiben. Maßgeblich sind die gesetzlichen Übergangsfristen: Die allgemeine Übergangsregel endet am 31. Dezember 2026; für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro besteht für Umsätze des Jahres 2027 eine weitere Übergangsregel. Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Übergangsfrist ist bei erfassten inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Eine nicht ordnungsmäßige Rechnung kann Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben und eine Berichtigung erforderlich machen.
Für die organisatorische Einordnung sind insbesondere die Empfangsfähigkeit seit 2025, das jeweils zulässige Rechnungsformat, die einschlägigen Aufbewahrungspflichten und die für den Rechnungsaussteller geltende Übergangsfrist nach § 27 Absatz 38 UStG relevant. Die maßgeblichen gesetzlichen Fristen ergeben sich aus § 27 Absatz 38 UStG.
Häufige Fragen
Seit wann gilt die E-Rechnungs-Empfangspflicht?
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach; XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – sind verbreitete zulässige Formate, aber nicht die einzigen gesetzlich möglichen Formate. Eine PDF-Rechnung ohne strukturierten Datenkern zählt nicht mehr als E-Rechnung. Für die Empfangsfähigkeit sieht die BMF-Verwaltungsauffassung keine größenabhängige Ausnahme vor; sie gilt auch für Kleinunternehmer.
Ab wann müssen Genossenschaften auch E-Rechnungen versenden?
Für erfasste inländische B2B-Umsätze können Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro die Übergangsregel für 2027 nicht nutzen. Ab 1. Januar 2028 sind die allgemeinen Übergangsregelungen ausgelaufen; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Soweit die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung greift und keine Ausnahme oder Übergangsregel anwendbar ist, erfüllt eine Papier- oder reine PDF-Rechnung die vorgeschriebene Form der E-Rechnung nicht. Für den Vorsteuerabzug ist in diesen Fällen die umsatzsteuerliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung zu prüfen; gegebenenfalls ist eine Berichtigung durch eine E-Rechnung erforderlich.
Welche Formate sind zulässig?
Insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung. Andere strukturierte Formate können zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, wenn sie die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format ermöglichen. Unter diesen Voraussetzungen können auch EDI-Verfahren wie EDIFACT genutzt werden. Klassische PDF-Rechnungen und Bild-PDFs erfüllen die Anforderungen nicht.
Welche Pflichten zur Archivierung bestehen?
Umsatzsteuerlich sind Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt; ergänzend können für Buchführungs- und Steuerunterlagen § 147 AO und die GoBD einschlägig sein. Allein die Speicherung einer E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems führt nach der BMF-Verwaltungsauffassung für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig noch nicht zu einem Verstoß gegen § 14b UStG; weitergehende GoBD-Anforderungen können sich jedoch aus der Buchführungs- und steuerlichen Aufbewahrungspflicht ergeben. Eine bestimmte oder behördlich zertifizierte Archivierungssoftware ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; entscheidend ist die Einhaltung der jeweils anwendbaren Aufbewahrungs- und Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
Was passiert, wenn eine Genossenschaft keine E-Rechnungen empfangen kann?
Ist ein inländischer Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, hat er nach der BMF-Verwaltungsauffassung keinen Anspruch auf eine alternative sonstige Rechnung. Die Pflichten des Rechnungsausstellers gelten als erfüllt, wenn dieser die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat. Fehlt die Empfangsfähigkeit, können sich praktische Verzögerungen bei Rechnungsprüfung und Buchhaltung ergeben. Ob und wann ein Vorsteuerabzug möglich ist, richtet sich nach den allgemeinen umsatzsteuerlichen Voraussetzungen und der ordnungsgemäßen Rechnung; Verzugsfolgen richten sich nach den jeweiligen zivilrechtlichen Umständen. Eine pauschale Aussage zum Kostenvergleich zwischen frühzeitiger und späterer Umsetzung ist ohne belastbare Datengrundlage nicht möglich.
Quellen
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
Kontakt: Kathrin Becher, info@gvdl.de, www.gvdlverband.de
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